Как выбрать онлайн-кассу – пошаговая инструкция

1. 1. Виды онлайн-касс
2. 2. Кто может применять облачную кассу вместо обычной
3. 3. На что обратить внимание при выборе кассы?
4. 4. Какую онлайн-кассу выбрать?
5. 5. Что нужно кроме кассы?
6. 6. Как выбрать фискальный накопитель?

Обычно кассы подразделяют на 3 вида — автономные, модульные и смарт-терминалы. Но это не совсем правильно. Ведь существует еще готовое решение для интернет-магазинов — облачные онлайн-кассы, которые можно не покупать, а брать в аренду. Теперь обо всем подробнее.

Старый добрый кнопочный аппарат, который функционирует по упрощенной программе и не поддерживает работу с обязательной маркировкой. Такой вид касс подходит малому бизнесу с небольшим набором товаров. Автономные кассы считаются самыми бюджетными вариантами, в которых присутствует фискальный накопитель и модуль для интернет-связи. Однако, чтобы переустановить ПО придется вызывать платного специалиста.

Среди плюсов:

• Простой дизайн
• Низкая цена

Минусы:

• Невозможно подключить товароучётную систему
• Если касса сломается, придется покупать новую или работать без кассы до ее замены
• Нет функции сканирования маркировки на товарах
• Сложности настройки кассы

Модульные кассы представляют собой комплекты, которые состоят из нескольких элементов кассовой техники: монитор, кассовая клавиатура, денежный ящик, сканер маркировок и фискальный регистратор. Это так называемые POS-системы (Point of Sale). Фискальный накопитель у таких касс выведен в самостоятельное устройство — фискальный регистратор, который по сути и является онлайн-кассой.

Плюсы:

• Обладают большей производительностью в отличие от автономных касс
• Дополнительная функция отрывания чека, которая экономит время кассира

Минусы:

• Не подходит маленьким магазинам
• Если касса сломается, придется покупать новую или работать без кассы до ее замены
• Дорогостоящий ремонт
• Более высокая цена по сравнению с автономными кассами

Смарт-кассы выглядят как смартфоны или планшеты, только с предустановленным фискальным накопителем, чековым принтером и программными модулями.

Мобильная и легкая, подходит для небольших магазинов, например, кофеен, лавок и палаток, минимаркетов.

Стационарная касса подойдет для розничных магазинов, кафе, ресторанов со средним потоком покупателей — до 200 чеков в день.

Среди плюсов:

• Смарт-касса автоматически заносит товар в чек, рассчитывает сумму чека, сдачу и скидки
• Можно подключить товароучётную систему
• Удобно работать с маркированными товарами

Среди минусов — также более высокая цена по сравнению с кнопочной автономной кассой.

Облачные кассы не нужно приобретать, зато их можно брать в аренду помесячно, на квартал или на год, что очень удобно для многих видов онлайн-бизнеса. То есть она не стоит в магазине или в офисе, а находится у арендодателя в дата-центре. Облачная онлайн-касса в отличие от стационарной не распечатывает бумажные чеки, а посылает их по электронной почте или СМС, конечно, если клиент заранее дал свое разрешение на обработку персональных данных.

Какую облачную кассу выбрать — зависит от нескольких факторов: тарифов (на короткий срок лучше арендовать если у вас сезонный бизнес), техподдержки и условий — может ли сервис помочь зарегистрировать онлайн-кассу и заключить договор с ОФД, берет ли на себя заботы по подключению, формированию чеков и отправки их в федеральную налоговую службу и интеграции с вашим сайтом.

Среди плюсов:

• Предсказуемые затраты

Приобретенная касса может в любой момент сломаться или потребуется замена ФН. Тогда как за аренду кассы нужно лишь вносить фиксированную сумму за месяц или год.

• Отсутствие простоев из-за поломок

Предпринимателю не нужно самому возить такую кассу в ремонт и платить за техническую поддержку. Обслуживанием такой кассы занимаются специалисты. Даже если касса выйдет из строя — ее быстро починят.

Минус — облачная касса не подходит для торговли в помещении или если вы выдаете заказы в пункте самовывоза. В этом случае потребуется стационарная касса, так как клиенту нужно будет выдать бумажный чек.

• Организации, которые занимаются торговлей с рук, из лотка и ручных тележек
• Предприниматели с курьерами и приемом оплаты картой в месте доставки
• Специалисты и мастера, которые оказывают услуги на дому или на выезде
• Владельцы интернет-магазинов и вендинговых аппаратов
• Транспортные компании и таксопарки
• Управляющие компании и ТСЖ, ЖСК, ЖК, которые принимают оплату картами удаленно

Когда вы разобрались, какие варианты контрольно-кассовой техники существуют, осталось определиться, какую онлайн-кассу выбрать, чтобы она соответствовала вашим бизнес-целям. Рассказываем, на что стоит обратить внимание.

Если у вас создаются очереди на кассу, то, возможно, вам подойдет модульная онлайн-касса, которая в отличие от автономной обладает большей производительностью за счёт собственного процессора. Еще на скорость работы модульных касс влияет функция автоматического отрезания чековой бумаги, что значительно экономит время продавца.

Поэтому такие кассы подходят для больших супермаркетов, ресторанов, обслуживающих компаний с большой нагрузкой на кассу. И, наоборот, если поток ваших клиентов не слишком интенсивный, то смысла переплачивать и ставить быстрый и мощный кассовый аппарат нет.

Удобнее всего решать все проблемы, связанные с ККТ, в одном месте. В идеальном мире поставщик не только продает кассу, но и обеспечивает комплекс сервисных услуг: от заключения договора с оператором фискальных данных до настройки кассы для работы. На деле же так получается далеко не всегда.

К счастью, это не относится к облачным кассам, где вся головная боль по техническому обслуживанию ложится на арендодателя касс.

Если у вас маленький магазин, то вам подойдёт автономная касса, она небольшая и работает от аккумулятора.

Если у вас ресторан или кафе, тогда удобнее купить модульную онлайн-кассу с большим, возможно, сенсорным экраном, к которой можно подключить бухгалтерскую программу, а также терминалы эквайринга.

Если бизнес подразумевает большой список номенклатуры, частое обновление позиций, то очень важно, чтобы всю информацию было легко и просто редактировать. Лучше выбирать оборудование, где карточки товаров можно создавать прямо в кассе или в личном кабинете кассового сервиса, например, через ПК. Тогда вам не придется останавливать продажи.

Если ваш бизнес подразумевает доставку или работу не на точке, а, например, в транспорте, то вам подойдут облачные кассы или смарт-терминалы — мобильные онлайн-кассы подключаются к сети через wi-fi или сим-карту. Существуют также модели касс, которые могут работать автономно, если пропал интернет. При возобновлении связи вся информация автоматически передается в ОФД.

Сэкономить время владельцу ресторана или интернет-магазина помогают кассы с настроенными интеграциями с CMS и бухгалтерией. Они позволяют не вводить проданные позиции вручную или считать выручку.

А интеграция кассы с сайтом позволяет работать с единой базой и отслеживать наличие товара в магазине, на сайте и в кассе.

В отличие от автономных касс, которые не работают с маркированными товарами, смарт-терминалы сканируют код маркировки, автоматически заносят товар в чек, рассчитывают сумму, сдачу и скидки.

Для приемки товара и работы с документами вам потребуется зарегистрироваться в ЭДО (сервис электронного документооборота) и работать в личном кабинете кассового сервиса.

Если в торговой точке продается алкоголь, то касса должна иметь функцию списания остатков и поддерживать работу с системой маркировки и отслеживания товаров в России — ЕГАИС. Кроме того, она должна идти в комплекте с 2D-сканером для акцизных марок и модулем для передачи данных.

Чтобы решить, какая онлайн-касса нужна, сперва нужно определиться с типом бизнеса. Разберем основные примеры.

Если в день проходит небольшой поток клиентов и в среднем совершается не более 50 покупок, тогда самым бюджетным вариантом онлайн-кассы для ИП станет кнопочная автономная. Подобные кассы проводят самые простые операции и подходят для выездной торговли и услуг, например, такси, доставки еды и продуктов или для небольших торговых точек, например, мини-рынков, овощных палаток.

Однако если кассиру приходится считывать штрих-коды, выберите мобильную кассу со считывателем и встроенным модемом. Тогда при отсутствии в торговой точке Wi-Fi можно будет подключить интернет, раздав сеть со своего смартфона. А еще такие кассы умеют интегрироваться с бухгалтерскими и кассовыми программами, позволяют просматривать отчеты по продажам, следить за анализом спроса на товары.

В кафе и особенно местах быстрого питания клиенты ждут, что их будут обслуживать быстро и без очередей. Поэтому касса должна уметь быстро выбивать до 200 чеков в день. Таким предприятиям лучше выбрать модульные кассы, которые представляют собой комплекты, состоящие из нескольких элементов. Например, монитора, кассовой клавиатуры, сканера маркировок и фискального регистратора.

Чтобы создать онлайн-кассу с управлением со своего компьютера, нужно иметь:

• Компьютер
• Фискальный регистратор
• Программное обеспечение, которое идет в комплекте

Основная задача кассы в интернет-магазине — формировать кассовые чеки на заказанный товар и передать их в доставку, где клиент получает и товар и чек. Поэтому для интернет-торговли идеально подходят облачные онлайн-кассы. Продавцы подключаются к ней с помощью интернета, принимают платежи от покупателей, а касса формирует чеки удаленно. Самый главный плюс такого аппарата — его не нужно покупать, ремонтировать, менять ПО или фискальный накопитель.

Большие торговые сети обслуживают ежедневно большой поток клиентов. Кассы для этого типа бизнеса должны оперативно печатать чеки, обладать большим дисплеем и быстрым сканером штрих-кода, а также терминалом эквайринга, интегрированным с кассой. Все это есть у модульных pos-систем. Среди очевидных плюсов таких касс можно выделить единственный минус — цену, которая варьируется от 80 до 250 тыс. руб.

Все зависит от ее комплектности. Например, если вы торгуете алкогольной продукцией, лучше приобрести дополнительно сканер штрих-кодов. В этом случае кассиру будет удобнее искать позицию, и не придется делать это вручную. К сканеру желательно докупить принтер этикеток.

Если вы планируете принимать к оплате банковские карты, то вам необходимо подключить эквайринг. Он бывает двух видов: торговый и интернет-эквайринг. Торговый (его еще иногда называют «наземный») эквайринг подходит для офлайн-бизнеса. Грубо говоря, это банковские терминалы (POS) — устройство, которое помогает принимать оплату по картам. Интернет-эквайринг же подходит для онлайн-бизнеса. Он предоставляет возможность магазинам принимать оплату в интернете по банковским картам, а также с помощью Apple и Google Pay.

Сервис CloudPayments предлагает подключить интернет-эквайринг. Он не перенаправляет никуда пользователей — платеж обрабатывается прямо в платежной форме, что повышает конверсию, увеличивает число импульсивных покупок и снижает число «брошенных» корзин.

Пожалуй, самый удобный способ безопасно принимать платежи для бизнеса — комплексное решение, когда одновременно предоставляется облачная онлайн-касса и эквайринг, как в сервисе CloudKassir. Таким образом можно не только обрабатывать платежи, но и оформлять и выдавать кассовые чеки при каждой покупке, следуя букве закона № 54-ФЗ.

По закону № 54-ФЗ внутри каждой кассы должен находиться фискальный накопитель (ФН). Его основные функции — защищать, хранить и передавать в ФНС фискальные данные. Накопители отличаются сроками действия. Они могут быть на 15 или 36 месяцев.

Если вы задаетесь вопросом, какой фискальный накопитель выбрать, то сначала нужно определить вид бизнеса и режим налогообложения, и уже потом подбирать аппарат.

ФН со сроком службы 36 месяцев подходит:

• Для ООО и для ИП на УСН или «упрощенке»
• Для ООО и для ИП на патенте (ПСН)
• Для производителей сельхозпродукции (ЕСХН)
• Для бизнеса, который занимается оказанием услуг

Когда бизнес использует общую систему налогообложения (ОСНО), носит сезонный или временный характер или занимается продажей подакцизных товаров, тогда, как правило, можно использовать ФН на 15 месяцев.

Работа без фискального накопителя или несвоевременная замена ФН может повлечь серьезные убытки для бизнеса.

Для организаций — это до 100% сокрытых средств от государства, но не менее 30 000 р.

Для ИП — до 50%, но не менее 10 000 р.

А при повторном нарушении штрафом за отсутствие фискального накопителя станет приостановка деятельности ИП на 3 месяца.

В случае поломки ФН, ответственность за передачу данных в налоговую лежит на производителе или арендодателе онлайн-кассы, который должен разобрать сломанный ФН, извлечь данные и отправить в ФНС.

Поэтому перед тем, как купить или взять в аренду онлайн-кассу, нужно убедиться в надежности компании, чьими услугами вы решили воспользоваться.

Например, сервис аренды облачных онлайн-касс CloudKassir предлагает сразу готовое решение — весь комплекс пусконаладочных работ по первой кассе — резерв касс. А также обеспечивает круглосуточную работу ККТ и гарантирует формирование фискальных документов и их отправку в ФНС, даже если касса вышла из строя.