Электронный кассовый чек — это документ, который подтверждает покупку товара или услуги. Они необходимы для фискализации онлайн-платежей по 54-ФЗ. Рассказываем подробнее про то, кому они нужны, а кому нет, как их формировать, отправлять покупателю и другие детали.
Что такое электронный кассовый чек
Электронный кассовый чек создается и хранится в электронном виде, а покупатель может получить его по СМС, в мессенджере или e-mail. Электронный кассовый чек — аналог бумажного, который выдается в магазинах. Электронный чек важен для налоговой отчетности, так как позволяет контролировать доходы продавца и размер налогов, которые он должен платить.
Преимущества электронный чеков
● Продолжительность хранения. Цифровые электронные чеки имеют длительный срок службы: они не выцветают, не деформируются и не теряются.
● Экономия расходов на материалы. Использование электронных чеков позволяет сэкономить на чековой ленте и закупке краски, которые требуются для обычных бумажных чеков.
● Снижение нагрузки на печатающие устройства. Это приводит к увеличению их срока службы и экономии на ремонте и замене компонентов.
● Уменьшение количества отходов. Поскольку покупатели больше не получают бумажные чеки, это способствует сокращению объема отходов и не наносит вред окружающей среде.
● Экономия времени для покупателя. Нет необходимости ждать, пока чек будет напечатан.
Чем электронный чек отличается от бумажного
Как было упомянуто выше, электронный чек — аналог бумажного. Но есть различия.
- Основание для выдачи. Продавец печатает чек, даже если он не нужен покупателю. Получение электронного документа зависит от самого покупателя и его желания.
- Контактные данные. Для выдачи бумажного чека не нужно запрашивать электронную почту или номер покупателя. Для отправки электронного документа клиенту необходимо указать контактные данные.
- Срок жизни. Бумажный чек со временем выцветает, что приводит к потере данных. Электронный чек всегда можно найти в смартфоне или в приложении ФНС «Мои чеки онлайн».
- Срок выдачи. Печать бумажного чека происходит сразу же после покупки. Согласно 54-ФЗ, отправка электронного чека осуществляется не позднее:
- следующего после оплаты рабочего дня;
- момента, когда покупатель получает посылку от курьера или почтового оператора в случае с интернет-продажами.
Если клиенту нужен электронный экземпляр после печати бумажного чека, то продавец не сможет его выдать. Но при сканировании QR-кода с бумажного документа в приложении ФНС можно получить доступ к электронному аналогу.
Кому и в какие сроки необходимо отправлять кассовые чеки
54-ФЗ требует, чтобы все организации, которые принимают платежи наличными или онлайн, использовали онлайн-кассы и выписывали чеки. Это касается магазинов, кафе, ресторанов, аптек, заправок, юридических фирм и других организаций.
Важный момент: если организация получила деньги до момента реализации товара, выполнения работы или оказания услуги, она также должна пробивать чеки на предоплату или аванс.
Необходимо отправлять электронные чеки вовремя. Согласно 54-ФЗ, фискальные документы можно не отправлять оператору не более 30 дней, потом фискальный накопитель будет заблокирован, а кассовые операции станут недоступны.
Какие бывают формы отправки кассовых чеков
Отправка на телефонный номер по СМС
СМС-версия электронного чека ограничена по символам и содержит только основную информацию о расчетах:
● наименование документа;
● дата и время покупки;
● итоговая сумма;
● регистрационный номер ККТ;
● фискальный признак;
● ссылка на полную версию на сайте ОФД.
Отправка в мессенджеры, привязанные к телефону клиенту
Чек в мессенджерах отображается в виде картинки, pdf-документа или ссылки с указанием даты, времени и суммы покупки. По этой ссылке можно перейти на страницу с полной электронной версией чека.
Чек можно сохранить в смартфоне или облачном хранилище, чтобы при необходимости вернуть товар.
Отправка на электронную почту покупателя
Электронный чек, который отправляется по email, содержит больше информации, чем СМС-версия. Документ содержит те же обязательные реквизиты, что и бумажный, а также дополнительные, которые должны быть в электронном.
Обязательные реквизиты для электронного чека:
● номер телефона или e-mail покупателя и магазина;
● номер версии ФФД (формат фискальных документов);
● код формы фискального документа;
● система налогообложения.
QR-код в чеках
QR-код — двумерный код, в котором зашифрованы:
● время и дата расчетов;
● номер фискального документа;
● признак расчета;
● итоговая сумма;
● номер фискального накопителя;
● фискальный признак документа.
Покупатель может отсканировать QR-код и проверить эту информацию. Продавец может добавить в QR-код любую дополнительную информацию: сайт магазина, информацию о скидках и т.д.
Электронный чек с маркировкой
При расчетах за маркированный товар обязательно в чеке должны быть:
● код товара;
● код GTIN (международный код маркировки и учета логистических единиц);
● серийный номер;
● символ маркировки [М+].
У последнего реквизита есть три варианта печати:
● [M+] – проверка в фискальном накопителе и системе маркировки прошла успешно. Покупатель приобрел оригинальный маркированный товар.
● [M] – хотя бы одна из проверок не была проведена. Это может произойти из-за того, что ККТ не смогла связаться с системой маркировки, либо сама касса работает в автономном режиме.
● [M-] – хотя бы одна из проверок была провалена.
В печатной версии чека указывать эти реквизиты необязательно.
Также продавец может дополнительно подключить промо-опции, чтобы использовать расчетные документы для продвижения.
Реклама в электронных чеках
С помощью электронных чеков также можно продвигать товары или услуги. Например, на чек можно добавить информацию о скидках и акциях, адреса сайтов и пр. Кроме того, на чек можно добавить собственный логотип.
Когда чек можно не формировать
Некоторые организации или ИП, продающие товары или услуги в интернете, могут не использовать контрольно-кассовую технику. Это самозанятые, B2B-компании, которые оказывают услуги за безналичный расчет, мастера народных промыслов, предприниматели, работающие по патенту и некоторые другие. О категориях «льготников» вы можете подробнее прочитать в нашем материале.
Штрафы за нарушения при отправке электронных чеков
Ненаправление электронного чека покупателю – это административное правонарушение. Влечет предупреждение или штраф:
● должностным лицам – 2 000 руб.;
● юридическим лицам – 10 000 руб.
Как создать электронный чек и как его отправить покупателю
Для этого необходимо использовать специальное ПО, которое должно быть установлено на кассовом аппарате или компьютере продавца. Это может быть как отдельная программа, так и модуль в составе комплексных ПО для автоматизации торговли и услуг. Примеры таких программ: «1С:Касса», «Айко», «Такском», «Штрих-М: Кассир» и другие.
После оформления покупки продавец заполняет соответствующую форму в программе, указывая данные о товаре или услуге, стоимость, налоги и прочее. После этого программа автоматически формирует электронный кассовый чек, который может быть отправлен на телефон или почту покупателя.
В сервисах, которые предлагают облачные онлайн-кассы для формирования чеков, как правило, есть готовые модули интеграции с популярными CMS или API. Благодаря этому чеки формируются автоматически. Такая опция есть и в сервисе онлайн-касс CloudKassir. Он предоставляет готовое решение для фискализации безналичных платежей и формирования электронных чеков по 54-ФЗ для любого бизнеса — интернет-магазины, онлайн-образование, ЖКХ, такси, курьерские службы, вендинг и других. В ЛК сервиса можно и вручную формировать чеки.
Как сделать проверку чеков
В личном кабинете ОФД можно получить полную информацию по кассовому чеку и убедиться в корректности данных и подлинности фискального документа.
Что делать, если в электронном чеке возникла ошибка
Бывает, что продавец пробил чек неправильно. Ошибки могут быть следующими:
● неправильное наименование товара или услуги;
● неверная цена товара или услуги;
● отсутствует информация о количестве товара или услуги;
● неверная дата покупки;
● неверные данные о продавце или покупателе;
● выдан неполный чек;
● выдано несколько чеков на одну и ту же покупку.
Ошибки в чеках приводят к передаче некорректной информации в ФНС и проверкам или штрафам от налоговой. Поэтому, если в электронном кассовом чеке допущена неточность, ее необходимо исправить.
Как сделать чек коррекции
Рассмотрим на примере сервиса CloudKassir, как сформировать чек коррекции. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
● Зайти в личный кабинет CloudKassir.
● Выбрать раздел «чеки коррекции» - «сформировать чек».
● Ввести параметры чека коррекции: данные и сумму.
● Сформировать чек коррекции.
Принципы корректировки и порядок формирования чеков в процессе коррекции
● В случае, если чек не был пробит вовремя, т.е. транзакции не были фискализированы, то формируется чек коррекции прихода.
● Если были ошибочные чеки прихода, то формируется чек возврата прихода с ошибочными данными, а после чек прихода с корректными.
● Если чеки задублировались, то делается чек возврата прихода.
Выводы
● Формирование электронных чеков обязательно для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, продающих товары и предоставляющих услуги.
● Важно следить за тем, чтобы чеки были выданы правильно и содержали всю необходимую информацию, такую как наименование товара или услуги, цену, количество товаров и дату покупки.
● Чтобы отправлять чеки, иметь онлайн-кассу не обязательно: облачные Cloud-чеки позволяют фискализировать платежи без кассы.
