Как зарегистрировать онлайн-кассу – пошаговая инструкция

Регистрация онлайн-кассы для интернет-магазина в ФНС — процесс не столько сложный, сколько требующий от предпринимателя сосредоточенности и концентрации внимания.

Ведь даже малейшая ошибка может все испортить. И все же процедуру регистрации виртуальной кассы можно пройти самостоятельно.

В нашей инструкции расскажем, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой пошагово, а также как перерегистрировать ее с заменой фискального накопителя и без.

1. 1. Регистрация онлайн-кассы в ФНС по шагам
2. 2. Перерегистрация онлайн-кассы
3. 3. Частые ошибки и вопросы
4. 4. А можно ли проще?

Чтобы регистрация облачной кассы в налоговой прошла успешно, нужно соблюдать порядок регистрации онлайн-кассы и следовать правилам заполнения заявления.

Давайте разберемся, как пройти эту процедуру по шагам.

Чтобы зарегистрировать кассу онлайн, нужно сначала заключить договор с ОФД. До тех пор пока договор с ОФД не заключен, кассу нельзя будет зарегистрировать в налоговой.

ОФД или Оператор фискальных данных — посредник между продавцом товаров или услуг и налоговой службой.

Цепочка работы с его участием выглядит так: предприниматель продает товар и пробивает в кассе чеки, ККТ сначала передает данные в ОФД, а тот, в свою очередь, отправляет их в налоговую инспекцию. Для работы с ККТ подойдет любой ОФД из официального реестра налоговой. При этом стоимость их почти одинаковая — около 3000 рублей в год.

КЭП или квалифицированная электронная подпись нужна для регистрации кассы через интернет. Если у вас уже есть такая подпись, можно пропустить этот шаг. Если нет — рассказываем, как ее получить бесплатно.

Почему важно получить именно КЭП?
КЭП — по сути электронный аналог вашей подписи, поэтому для ее формирования используются специальные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), сертифицированные ФСБ РФ.

С 1 июля 2021 года юридические лица, ИП и нотариусы могут бесплатно получить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы (УЦ ФНС) России.

Порядок действий следующий:

• запишитесь в территориальный налоговый орган;
• подайте заявление о выпуске подписи, паспорт и СНИЛС;
• пройдите идентификацию;
• предоставьте USB (тип А), сертифицированный Федеральной службой по техническому и экспортному контролю или Федеральной службой безопасности России.

Чтобы подать заявление на регистрацию ККТ, зайдите на сайт ФНС, в раздел «Учет контрольно-кассовой техники» и нажмите «Зарегистрировать ККТ». В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Алгоритм заполнения заявления будет таким:

1. Адрес и место установки онлайн-кассы

Адрес торговой точки, где будет стоять онлайн-касса, нужно выбрать из справочника ФИАС. Если вы подключаете облачную кассу, нужно будет вводить адрес центра обработки данных поставщика кассы.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя

Найти всю эту информацию можно в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Важно — модель ККТ нужно выбрать из предложенного списка.

3. Сведения об использовании ККТ

Этот пункт нужно отметить, если ККТ используется для расчетов в интернете, участвует при реализации лотерейных билетов или для развозной торговли.

4. ОФД, с которым заключен договор

ОФД должен быть выбран из предложенного списка.

Все, теперь осталось отправить заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Зайдите в личный кабинет на сайте налоговой и откройте вкладку «Учет контрольно-кассовой техники», затем — «Отчет о регистрации ККТ». Здесь укажите время чека, порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД», которые также указаны в чеке.

После этого кликайте «Подписать и отправить». Теперь анкета будет находиться на проверке в ФНС. Если все пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».

При успешной фискализации, продавец получает карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС.

Теперь нужно добавить кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Для этого введите параметры настройки и нажмите «Зарегистрировать кассу».

Мы разобрались, как зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно, теперь перейдем к теме перерегистрации облачной кассы. Когда нужно менять фискальный накопитель, а в каких случаях можно продолжить работу с прежним?

Без замены ФН

Если данные, указанные в карточке регистрации, изменились, например, поменялся адрес владельца кассы или ОФД, тогда следует перерегистрировать онлайн-кассу без замены фискального накопителя.

Смысл перерегистрации в том, чтобы упорядочить актуальную информацию — данные должны быть одинаковые в ККТ и карточке, полученной в ФНС. При этом регистрационный номер кассы останется прежним.

Для перерегистрации нужно зайти в личный кабинет на сайте ФНС и подать заявление, в котором необходимо указать новые параметры и поставить электронную подпись. После этого дождитесь, пока ФНС подтвердит действия и пришлет новую регистрационную карточку, и продолжайте работать с ККТ.

С заменой ФН

Перерегистрацию с заменой фискального накопителя проводят, когда срок действия прежнего ФН истек или изменился ИНН владельца кассы.

До перерегистрации нужно выполнить следующие действия:

• напечатать на ККТ отчет о закрытии фискального накопителя;
• снять старый ФН и установить новый;
• напечатать на кассовом аппарате отчет об изменении параметров регистрации.

Эти манипуляции нужны для правильного заполнения заявления на перерегистрацию. Для подачи заявления зайдите в личный кабинет на сайте ФНС, откройте раздел «Учет контрольно-кассовой техники» и нажмите на номер кассы, которую нужно перерегистрировать. Выберите вкладку «Перерегистрировать» и заполните заявление.

В графе «Причина» укажите «...в связи с заменой фискального накопителя». Затем скопируйте информацию из отчетов о закрытии ФН и об изменении параметров регистрации. Выберите модель фискального накопителя и нажмите «Подписать и отправить». Если все прошло без ошибок, процедура перерегистрации будет успешно завершена.

Что будет, если не ставить ККТ на учет в налоговой?

Если ККТ не поставлена на учет в налоговой, то печатать чеки и передавать данные в ФНС не получится — кассовый аппарат не позволит этого делать. В итоге торговая деятельность будет признана незаконной.

Какой штраф предусмотрен за незарегистрированную ККТ?

• для ИП — от 1 500 руб. до 3 000 руб.;
• для организации — от 5 000 руб. до 10 000 руб.

Инспекторы также вправе вместо штрафа вынести предупреждение (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Подробнее о штрафах мы писали в статье «Что такое 54-ФЗ».

Что делать, если была допущена ошибка при вводе ИНН или регистрационного номера ККТ?

Увы, даже если одна цифра была указана неверно, фискальный накопитель будет признан недействительным. Использовать его будет запрещено, останется только выбросить. Исправить ситуацию, к сожалению, не получится.

Где посмотреть номер фискального накопителя?

Номер фискального накопителя содержится в отчете о регистрации (в чеке). Это порядковый номер чека. При завершении фискализации его нужно указать в личном кабинете на сайте ФНС в окошке «Отчет о регистрации ККТ».

Можно ли в новую кассу вставить старый ФН и пройти процедуру перерегистрации онлайн-кассы в налоговой?

Нет, в новую онлайн-кассу не получится вставить старый ФН. В этом случае у кассы должен быть новый регистрационный номер, а в фискальном накопителе будет записан регистрационный номер прежней ККТ. Поэтому в такой ситуации нужно зарегистрировать новую кассу (с новым ФН) в общем порядке.

Что делать, если адреса ККТ нет в справочнике?

Если адреса кассы в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку и обратиться с ними в администрацию района, где находится помещение, и далее подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

Что такое фискальный накопитель?

Фискальный накопитель — это программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе. Выглядит он как микрочип или флешка, которая вставляется в кассовый аппарат. Его основные функции — защищать, хранить и передавать в налоговую фискальные данные. По закону 54-ФЗ все онлайн-кассы должны быть оснащены фискальными накопителями.

Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы?

Фискальные накопители отличаются сроками действия в кассовом аппарате. Они могут быть на 13 месяцев, 15 или 36. Чтобы не путаться в цифрах, самые ходовые варианты ФН — на 1 год и на 3 года.

ФН со сроком службы 3 года подходит:

• Для ООО и для ИП на УСН или «упрощенке»;
• Для ООО и для ИП на патенте (ПСН);
• Для производителей сельхозпродукции (ЕСХН);
• Для бизнеса, который занимается оказанием услуг.

Когда бизнес использует общую систему налогообложения (ОСНО), носит сезонный или временный характер или занимается продажей подакцизных товаров, тогда можно использовать ФН на 1 год или 15 месяцев.

Что делать, если закончился срок действия фискального накопителя на онлайн-кассе?

Если срок действия ФН закончился, его следует закрыть в течение 30 дней, а онлайн-кассу либо снять с учета, либо перерегистрировать с новым ФН. При этом штраф за несвоевременную замену фискального накопителя для ООО может составить от 3/4 неучтенного дохода, а для частных лиц — половину от суммы.

Конечно, можно. С помощью сервиса аренды облачных онлайн-касс CloudKassir бизнесу не придется вводить параметры регистрации в личном кабинете в ОФД, выискивать номер и модель кассы или менять фискальный накопить — по меньшей мере половину работы сервис берет на себя. Также сервис CloudKassir предлагает:

• Помощь каждому партнёру в прохождении всех этапов регистрации виртуальной онлайн-кассы: от самого начала до первого чека
• Единый личный кабинет со всей аналитикой, возможностью хранения и просмотра информации по каждому чеку и транзакции
• Круглосуточную работу касс и формирование фискальных документов и их отправку в ФНС, даже если касса вышла из строя
• Готовые модули интеграции с популярными CMS или простым и удобным API.
• Решения под все виды деятельности: ЖКХ, такси, вендинг и другие
• Защиту от дублей
• Отправку уведомлений о наличии ошибки
• Отправку уведомлений о заполнении фискального накопителя
• Равномерное распределение нагрузки между всеми вашими кассами
• Возможность ручного формирования чека
• Поддержку маркировки товара
• Бесплатную площадку для тестирования