По закону 54-ФЗ все онлайн-кассы должны быть оснащены фискальными накопителями. Разбираемся, что это за зверь, как его выгоднее подключить и во сколько это обойдется бизнесу.
Фискальный накопитель — это программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе. Выглядит он как микрочип или флешка, которая вставляется в кассовый аппарат (ККТ). Его основные функции — защищать, хранить и передавать в налоговую фискальные данные.
Фискальный накопитель (или сокращенно ФН) был создан, чтобы облегчить жизнь предпринимателям, которым теперь не нужно ездить в ФНС и сдавать отчёты на бумаге.
Схему работы фискального накопителя можно представить так:
- Кассир пробивает чек;
- ФН получает данные чека, обрабатывает и подписывает их фискальным признаком, то есть шифрует;
- ФН отправляет данные оператору фискальных данных (ОФД);
- ОФД, в свою очередь, проверяет данные, передает их в Федеральную налоговую службу и затем отправляет электронный чек покупателю.
Чтобы процесс работал отлажено, нужно подобрать ФН под нужды бизнеса и зарегистрировать в налоговой, как и сам кассовый аппарат.
Один из обязательных реквизитов кассового чека — заводской номер фискального накопителя, который можно ввести на сайте ФНС и узнать текущий статус регистрации.
Чаще всего номер ФН печатается внизу чека после даты и времени и рядом с фискальным признаком и регистрационным номером ККТ, но возможны и другие варианты — единый порядок и расположение реквизитов в чеке не предусмотрено законодательством РФ.
Если вы задаетесь вопросом, какой фискальный накопитель выбрать, то сначала нужно определить вид бизнеса и режим налогообложения, и уже потом подбирать аппарат, который так или иначе нужен по закону 54-ФЗ.
Фискальные накопители отличаются сроками действия в кассовом аппарате. Они могут быть на 13 месяцев, 15 или 36. Чтобы не путаться в цифрах, самые ходовые варианты ФН — на 1 год и на 3 года.
ФН содержит в себе объем памяти, рассчитанный примерно на 250 тыс. операций, в зависимости от размера чека.
Кто может использовать фискальный накопитель на 36 месяцев?
ФН со сроком службы 3 года подходит:
- Для ООО и для ИП на УСН или «упрощенке»;
- Для ООО и для ИП на патенте (ПСН);
- Для производителей сельхозпродукции (ЕСХН);
- Для бизнеса, который занимается оказанием услуг.
Кто может использовать фискальный накопитель на 13 или 15 месяцев?
Когда бизнес использует общую систему налогообложения (ОСНО), носит сезонный или временный характер или занимается продажей подакцизных товаров, тогда можно использовать ФН на 1 год или 15 месяцев.
В сервисе аренды облачных онлайн-касс CloudKassir расценки на ФН следующие:
- Стоимость фискального накопителя на 12 месяцев — 9 990 р.
- Цена на фискальный накопитель на 36 месяцев составит 13 990 р.
Важно учесть, что фискальный накопитель оплачивается отдельно, потому что он переходит в собственность покупателя. Налоговая служба может потребовать ФН для проверки, поэтому аппарат нужно бережно хранить у себя 5 лет.
К слову, если утеря ФН стала причиной непередачи данных в ФНС, то это уже нарушение по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ:
«Применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям, либо применение контрольно-кассовой техники с нарушением установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники порядка регистрации контрольно-кассовой техники, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка и условий ее применения влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1500 до 3000 рублей; на юридических лиц — предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 5000 до 10 000 рублей».
Для регистрации онлайн-кассы с ФН есть три способа:
- Пройти регистрацию в налоговой самостоятельно;
- Зарегистрировать онлайн через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, если есть ключ электронной подписи;
- Довериться платным специалистам.
Когда срок действия фискального накопителя истечет, его нужно будет снять с регистрации, заменить на новый и зарегистрировать замену.
Можно ли продолжать работать, если у ФН истек срок службы или закончилась память?
Правильный ответ — нет.
ФН следует закрыть в течение 30 дней, а онлайн-кассу — либо снять с учета, либо перерегистрировать с новым ФН. К тому же штраф за несвоевременную замену фискального накопителя для ООО может составить от 3/4 неучтенного дохода, а для частных лиц — половину от суммы.
Рассказываем вкратце, как закрыть просроченный ФН:
Сначала сформируйте все чеки, закройте смену и в меню онлайн-кассы выберите «Закрыть архив». Когда касса создаст отчет «О закрытии ФН» и отправит его в ОФД, только тогда можно заменить ФН.
С CloudKassir не придется этим заниматься — сервис аренды облачных онлайн-касс сам закроет просроченный ФН качественно и в срок.
Клиентам CloudKassir можно не волноваться, если ФН сломается или выйдет из строя. Все заботы по замене и перерегистрации кассы сервис берет на себя. Но если вам хочется заменить ФН в онлайн-кассе самостоятельно, закон это не запрещает.
Порядок действий для замены ФН следующий:
1. После шагов, описанных выше, выберите и приобретите новый ФН.
2. Отключите кассу от сети, поменяйте старый ФН на новый и включите ККТ обратно.
3. Зарегистрируйте замену в кассе. В меню программы регистрации выберите пункт «Перерегистрация» и причину — «Замена ФН». Затем сформируйте отчёт «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
4. Перерегистрируйте кассу в налоговой. Это можно сделать онлайн в течение суток с момента установки нового аппарата.
Если все было сделано правильно и без ошибок, ФНС пришлет электронную карточку о перерегистрации ККТ.
Сначала давайте разберемся, какие нарушения работы кассы и фискального накопителя приводят к штрафам:
- Если онлайн-касса вообще отсутствует или не работает
- Если касса и ФН не зарегистрированы в ФНС и отсутствуют в перечне Госреестра
- Если в ККТ не установлен фискальный накопитель либо он вышел из строя
- Если чек не передается в ОФД из-за технического сбоя онлайн-кассы
- Если закралась ошибка в данных чека: неверный номер фискального накопителя, регистрационный номер кассы, дата и время проведения чека
Работа без фискального накопителя или несвоевременная замена ФН может повлечь серьезные убытки для бизнеса.
- Для организаций — это до 100% сокрытых средств от государства, но не менее 30 000 р.
- Для ИП — до 50%, но не менее 10 000 р.
А при повторном нарушении штрафом за отсутствие фискального накопителя станет приостановка деятельности ИП на 3 месяца.
В этой статье как раз рассказываем, что такое 54-ФЗ и зачем нужна онлайн-касса.
В случае поломки ФН, ответственность за передачу данных в налоговую лежит на производителе или арендодателе онлайн-кассы, который должен разобрать сломанный ФН, извлечь данные и отправить в ФНС. Поэтому перед тем, как купить или взять в аренду онлайн-кассу, нужно убедиться в надежности компании, чьими услугами вы решили воспользоваться.
Например, сервис аренды облачных онлайн-касс CloudKassir предлагает сразу готовое решение — весь комплекс пусконаладочных работ по первой кассе — резерв касс. А также обеспечивает круглосуточную работу ККТ и гарантирует формирование фискальных документов и их отправку в ФНС, даже если касса вышла из строя.
Что входит в услугу резерва касс:
- Техническая установка и подключение кассы в дата-центре
- Подключение, резервирование и оплата основного и резервного канала Интернета
- Подключение, резервирование и оплата электричества — основного и резервного
- Техническое обслуживание онлайн-кассы в течение всего срока эксплуатации
- Дополнительное резервирование на год по еще одной единице ККТ и ФН, чтобы в случае поломки кассы оперативно выдать новую
Сколько стоит резерв касс?
В сервисе CloudKassir резерв стоит фиксировано 6000 рублей, и эта сумма входит в стоимость аренды облачной кассы.
В соответствии с законом 54-ФЗ постепенно все, кто продает товары и услуги, переходят на онлайн-кассы. Кассовый аппарат, в свою очередь, не может существовать без фискального накопителя, который передает данные в налоговую. Кассу можно купить или взять в аренду, ФН нужно приобрести отдельно, например, в CloudKassir, которые большую часть работ по подключению и бесперебойному обслуживанию берут на себя.
Благодаря услуге резерва касс сервис также гарантирует формирование чеков и их своевременную отправку в ФНС, даже если фискальный накопитель закончится, просрочится или сломается.
Закон не запрещает самостоятельно регистрировать и менять ФН, но в процессе легко допустить ошибки, которые могут повлечь за собой большие штрафы.
